Σημαντική αλλαγή στον τρόπο καταγραφής και παρακολούθησης των υποδείξεων για την Υγεία και Ασφάλεια στην Εργασία φέρνει η καθιέρωση του ηλεκτρονικού Βιβλίου Υποδείξεων Τεχνικού Ασφάλειας και Ιατρού Εργασίας. Με την Υπουργική Απόφαση 25548/25.09.2026, που δημοσιεύθηκε στο ΦΕΚ Β΄ 5833/28.09.2026, θεσμοθετείται η ηλεκτρονική τήρηση του βιβλίου μέσω του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος της Επιθεώρησης Εργασίας, μεταφέροντας μια βασική διαδικασία των επιχειρήσεων από το έντυπο στο ψηφιακό περιβάλλον.
Η νέα ρύθμιση αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο καταγράφονται οι παρατηρήσεις, οι επισημάνσεις και οι υποδείξεις των αρμόδιων επαγγελματιών για την πρόληψη εργατικών ατυχημάτων και την προστασία της υγείας των εργαζομένων. Παράλληλα, δημιουργεί ένα ηλεκτρονικό ιστορικό των σχετικών ενεργειών, στο οποίο αποτυπώνονται οι υποδείξεις και οι διορθώσεις που ακολουθούν, ενισχύοντας τη διαφάνεια και τη δυνατότητα ελέγχου από τις αρμόδιες αρχές. Με τη νέα διαδικασία, οι υποδείξεις του Τεχνικού Ασφάλειας και του Ιατρού Εργασίας σε επιχειρήσεις, οργανισμούς και εργοτάξια καταχωρίζονται ηλεκτρονικά μέσω του πληροφοριακού συστήματος της Επιθεώρησης Εργασίας. Κάθε καταχώριση συνοδεύεται από ηλεκτρονική χρονοσήμανση, ώστε να είναι σαφές πότε πραγματοποιήθηκε και να διατηρείται τεκμηριωμένο αρχείο των ενεργειών που αφορούν την ασφάλεια και την υγεία στον χώρο εργασίας.
Παράλληλα, ο εργοδότης ενημερώνεται ηλεκτρονικά για τις υποδείξεις που καταχωρίζονται και δηλώνει ότι έλαβε γνώση του περιεχομένου τους. Με τον τρόπο αυτό, η ενημέρωση δεν περιορίζεται στην ύπαρξη μιας σημείωσης σε ένα έντυπο βιβλίο, αλλά αποτυπώνεται σε μια ηλεκτρονική διαδικασία που μπορεί να παρακολουθηθεί και να ελεγχθεί. Η αλλαγή αφορά, επομένως, όχι μόνο τη μορφή του αρχείου, αλλά και τον τρόπο με τον οποίο τεκμηριώνεται η επικοινωνία ανάμεσα στον Τεχνικό Ασφάλειας, τον Ιατρό Εργασίας και τον εργοδότη. Οι υποδείξεις αποκτούν συγκεκριμένο ψηφιακό αποτύπωμα, ενώ η επιχείρηση μπορεί να ανατρέχει στο σχετικό ιστορικό για να παρακολουθεί τις παρατηρήσεις και τα μέτρα που απαιτούνται. Ιδιαίτερη σημασία έχει η πρόβλεψη ότι, μετά την οριστική υποβολή μιας υπόδειξης, δεν θα είναι δυνατή η διαγραφή ή η τροποποίησή της. Εάν απαιτείται διόρθωση ή συμπλήρωση, θα πραγματοποιείται νέα καταχώριση, η οποία θα συνδέεται με την αρχική. Η συγκεκριμένη διαδικασία διατηρεί το ιστορικό των ενεργειών και επιτρέπει την παρακολούθηση της εξέλιξης κάθε ζητήματος χωρίς να αλλοιώνεται η αρχική καταγραφή. Έτσι, οι μεταγενέστερες διευκρινίσεις και διορθώσεις θα είναι επίσης καταγεγραμμένες, με σαφή σύνδεση προς την αρχική υπόδειξη.
Η διατήρηση αυτού του ιστορικού αποκτά ιδιαίτερη σημασία σε περιπτώσεις όπου απαιτείται να διαπιστωθεί ποια υπόδειξη έγινε, πότε καταχωρίστηκε, αν ο εργοδότης ενημερώθηκε και ποιες ενέργειες ακολούθησαν. Το ηλεκτρονικό αρχείο μπορεί να συμβάλει στην πληρέστερη τεκμηρίωση της διαχείρισης ζητημάτων Υγείας και Ασφάλειας στην Εργασία.
Για τις επιχειρήσεις, η μετάβαση στο ηλεκτρονικό Βιβλίο Υποδείξεων συνεπάγεται προσαρμογή των εσωτερικών διαδικασιών με τις οποίες καταγράφονται και παρακολουθούνται οι υποδείξεις του Τεχνικού Ασφάλειας και του Ιατρού Εργασίας. Η ηλεκτρονική τήρηση διευκολύνει την πρόσβαση στο ιστορικό, περιορίζει την εξάρτηση από τα έντυπα αρχεία και δημιουργεί ένα ενιαίο σημείο αναφοράς για τις σχετικές καταχωρίσεις. Μεταξύ των βασικών αλλαγών περιλαμβάνονται η άμεση ηλεκτρονική καταγραφή των υποδείξεων, η χρονοσήμανσή τους, η ηλεκτρονική ενημέρωση του εργοδότη και η δυνατότητα παρακολούθησης των διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών. Παράλληλα, η συγκέντρωση των πληροφοριών σε ψηφιακό περιβάλλον μπορεί να διευκολύνει την αναζήτηση παλαιότερων υποδείξεων και την παρουσίαση των σχετικών στοιχείων κατά τη διάρκεια ελέγχων από τις αρμόδιες υπηρεσίες.
Η αλλαγή μπορεί επίσης να περιορίσει τον διοικητικό φόρτο που συνδέεται με τη διαχείριση και την αρχειοθέτηση έντυπων εγγράφων. Για να αξιοποιηθούν, ωστόσο, οι δυνατότητες του νέου συστήματος, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να οργανώσουν κατάλληλα τη διαδικασία ενημέρωσης των υπευθύνων τους και την παρακολούθηση των υποδείξεων που καταχωρίζονται.
Η ηλεκτρονική καταχώριση μιας υπόδειξης αποτελεί σημαντικό βήμα τεκμηρίωσης, αλλά η ουσιαστική πρόληψη εξαρτάται και από τον τρόπο με τον οποίο η επιχείρηση ανταποκρίνεται στις επισημάνσεις που λαμβάνει. Οι υποδείξεις του Τεχνικού Ασφάλειας και του Ιατρού Εργασίας συνδέονται με την αναγνώριση κινδύνων, την επισήμανση ελλείψεων και την ανάγκη λήψης κατάλληλων μέτρων για την προστασία των εργαζομένων. Για τον λόγο αυτό, η συστηματική παρακολούθηση των καταχωρίσεων είναι κρίσιμη για την καθημερινή λειτουργία μιας επιχείρησης. Η διοίκηση και οι αρμόδιο οι υπεύθυνοι χρειάζεται να γνωρίζουν ποιες υποδείξεις έχουν καταγραφεί, ποιες ενέργειες απαιτούνται και ποιες παρεμβάσεις έχουν ολοκληρωθεί. Η ύπαρξη ηλεκτρονικού ιστορικού διευκολύνει αυτή την παρακολούθηση, χωρίς να υποκαθιστά την ευθύνη για την εφαρμογή των αναγκαίων μέτρων.
Η οργάνωση της διαδικασίας μπορεί να συμβάλει στον έγκαιρο εντοπισμό προβλημάτων και στην αποφυγή επαναλαμβανόμενων παραλείψεων. Παράλληλα, επιτρέπει στην επιχείρηση να διατηρεί πιο ολοκληρωμένη εικόνα για τα ζητήματα ασφάλειας που έχουν εντοπιστεί και για τις ενέργειες που έχουν δρομολογηθεί. Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά της ηλεκτρονικής τήρησης είναι η ενίσχυση της ιχνηλασιμότητας. Η χρονοσήμανση, η καταγραφή της ενημέρωσης του εργοδότη και η διατήρηση της αρχικής υπόδειξης μαζί με τις μεταγενέστερες διορθώσεις δημιουργούν ένα αναλυτικότερο ιστορικό των ενεργειών που πραγματοποιούνται.
Το στοιχείο αυτό μπορεί να διευκολύνει το έργο των αρμόδιων ελεγκτικών αρχών, καθώς οι σχετικές πληροφορίες θα είναι διαθέσιμες σε ηλεκτρονική μορφή μέσω του προβλεπόμενου συστήματος. Ταυτόχρονα, παρέχεται στις επιχειρήσεις η δυνατότητα να παρακολουθούν συστηματικότερα τις υποχρεώσεις τους και να τεκμηριώνουν τις ενέργειες που πραγματοποιούν στο πλαίσιο της πρόληψης. Η ψηφιοποίηση, πάντως, δεν σημαίνει αυτομάτως ότι εξαλείφονται οι κίνδυνοι ή ότι διασφαλίζεται από μόνη της η συμμόρφωση. Η αποτελεσματικότητα της νέας διαδικασίας θα εξαρτηθεί και από την ορθή χρήση του συστήματος, την έγκαιρη ενημέρωση των εμπλεκομένων και την ουσιαστική εφαρμογή των μέτρων που υποδεικνύονται.
Η καθιέρωση του ηλεκτρονικού Βιβλίου Υποδείξεων εντάσσεται στη γενικότερη ψηφιοποίηση των διοικητικών διαδικασιών που αφορούν την Υγεία και Ασφάλεια στην Εργασία. Η μετάβαση σε ηλεκτρονικά αρχεία επιτρέπει την πιο οργανωμένη διαχείριση των πληροφοριών και δημιουργεί προϋποθέσεις για καλύτερη παρακολούθηση των υποχρεώσεων που απορρέουν από το ισχύον πλαίσιο. Για τις επιχειρήσεις, η προσαρμογή στη νέα διαδικασία αποτελεί ευκαιρία να επανεξετάσουν τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζονται τις υποδείξεις και οργανώνουν τις ενέργειες πρόληψης. Η ασφάλεια των εργαζομένων δεν περιορίζεται στην τήρηση των απαιτούμενων αρχείων, αλλά συνδέεται με την καθημερινή λειτουργία, την έγκαιρη αντιμετώπιση των κινδύνων και τη διαρκή βελτίωση των συνθηκών εργασίας.
Η ηλεκτρονική τήρηση του Βιβλίου Υποδείξεων εισάγει, συνεπώς, έναν νέο τρόπο καταγραφής και παρακολούθησης των σχετικών ενεργειών. Το επόμενο ζητούμενο για τις επιχειρήσεις είναι να ενσωματώσουν αποτελεσματικά τη διαδικασία στην καθημερινή τους λειτουργία, ώστε η ψηφιακή τεκμηρίωση να συνοδεύεται από ουσιαστικά μέτρα πρόληψης και προστασίας των εργαζομένων.